г. Екатеринбург, ул. Академика Ландау, 39, оф. 257
Введите свой номер телефона и мы вам обязательно перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
ул. Краснолесья, 12А, оф.634а
8 953 600 58 68
8 953 600 58 68
Как рассчитать бюджет корпоратива: полный гид с примерами расчетов
Оглавление
- Из чего складывается стоимость корпоратива
- Основные статьи расходов
- Пример бюджета на 30 человек
- Пример бюджета на 70 человек
- Пример бюджета на 150 человек
- Что еще может войти в бюджет корпоратива
- От чего зависит итоговая стоимость корпоратива
- Какие расходы чаще всего забывают учитывать
- Как оставить резерв
- Бюджет — это не таблица с цифрами
Первый вопрос о корпоративе обычно звучит просто: «Сколько это будет стоить?»
И именно здесь начинается одна из самых сложных частей подготовки.
Можно назвать приблизительную сумму на одного человека, посмотреть несколько предложений от площадок и получить ощущение, что бюджет уже понятен. Например, 5 000 рублей на гостя — значит, на 70 человек понадобится 350 000. Простая арифметика.
Только к реальному бюджету мероприятия эта цифра имеет довольно отдаленное отношение.
Потому что корпоратив на 70 человек может стоить 350 тысяч, 700 тысяч или в несколько раз дороже. При этом количество гостей останется тем же. Изменятся площадка, продолжительность вечера, уровень кухни, алкоголь, техническое оснащение, программа и десятки других деталей.
Поэтому бюджет корпоратива лучше рассматривать не как сумму, которую нужно потратить, а как конструкцию, в которой каждая статья отвечает за определенную часть впечатления.
И чем раньше эта конструкция собрана, тем меньше вероятность, что в конце подготовки внезапно обнаружатся расходы, на которые денег уже не осталось.
Из чего складывается стоимость корпоратива
У корпоративного мероприятия нет универсальной цены.
Стоимость формируется из нескольких больших блоков: площадки и питания, программы, технического обеспечения, оформления, работы подрядчиков и логистики. Одни расходы напрямую зависят от количества гостей, другие почти не меняются, будет на мероприятии 30 человек или 150.
Например, банкет обычно считается по количеству гостей. Если приглашенных становится вдвое больше, растет и стоимость питания. А гонорар ведущего, фотографа или диджея от количества гостей может вообще не зависеть.
В этом и заключается одна из главных особенностей бюджета мероприятия: нельзя просто умножить стоимость одного гостя на количество приглашенных и получить точную сумму.
Сначала нужно понять, каким будет сам корпоратив.
Камерный ужин для тридцати человек и большая праздничная программа на полторы сотни гостей — это два совершенно разных проекта.
Основные статьи расходов
Площадка
Стоимость площадки может включать аренду зала, минимальный депозит по банкету, обслуживание, дополнительное время аренды и отдельные услуги.
Иногда площадка кажется дорогой только на первый взгляд. Например, аренда может быть выше, но в стоимость уже входит мебель, базовое техническое оснащение и обслуживание. В другом месте зал стоит дешевле, зато почти за каждую дополнительную услугу придется платить отдельно.
Поэтому сравнивать две площадки только по стоимости аренды не имеет смысла. Сравнивать нужно итоговую стоимость мероприятия на каждой из них.
Банкет
Питание чаще всего становится одной из крупнейших статей бюджета.
Здесь учитывается не только количество гостей, но и формат обслуживания: классический банкет, фуршет, гастрономический ужин, welcome-зона, отдельные станции с едой или комбинированный вариант.
Стоимость также зависит от меню, уровня кухни и продолжительности мероприятия.
Для предварительного расчета удобно использовать стоимость банкета на одного гостя, но финальную смету лучше составлять уже после выбора конкретного меню.
Алкоголь
Алкоголь иногда включают в банкет, иногда рассчитывают отдельно.
В последнем случае необходимо заранее определить, что именно входит в предложение площадки: вино, игристое, крепкий алкоголь, безалкогольные напитки, вода, кофе, чай.
Отдельно стоит уточнить условия пробкового сбора, если компания хочет привезти собственный алкоголь.
Это небольшая на первый взгляд деталь, которая способна заметно изменить итоговую сумму.
Ведущий
Стоимость работы ведущего зависит от его опыта, известности, продолжительности программы и даты мероприятия.
На новогодние корпоративы и другие популярные даты гонорары востребованных специалистов традиционно выше, а календарь хороших ведущих заполняется заранее.
При этом экономить на ведущем исключительно ради сокращения сметы не всегда разумно. Именно этот человек большую часть вечера находится в контакте с гостями и задает ритм мероприятия.
Звук и свет
Если мероприятие проходит в небольшом ресторане, часть оборудования может уже входить в стоимость площадки.
Для более сложной программы этого обычно недостаточно.
Сцена, микрофоны, акустика, экраны, проекторы, световое оборудование, технический персонал — все это может рассчитываться отдельно.
Особенно внимательно стоит смотреть смету, если планируются артисты. Технический райдер исполнителя иногда оказывается самостоятельной значительной статьей расходов.
Оформление
Декор — одна из тех категорий, стоимость которых особенно сильно зависит от концепции.
Можно ограничиться минимальным оформлением столов и welcome-зоны, а можно полностью изменить пространство с помощью флористики, конструкций, света, текстиля, полиграфии и индивидуальных элементов.
Здесь не всегда работает принцип «чем больше, тем лучше». Иногда несколько хорошо продуманных деталей дают пространству гораздо больше, чем большое количество декора.
Фото
Фотограф нужен не только для того, чтобы получить несколько кадров для корпоративных социальных сетей.
Хорошая съемка фиксирует саму атмосферу вечера: людей, детали, эмоции, выступления, награждения и моменты, которые невозможно повторить.
Стоимость зависит от продолжительности съемки, количества фотографов и дополнительных услуг.
Видео
Видеосъемка — отдельная статья бюджета.
Одно дело — короткий ролик по итогам мероприятия. Совсем другое — полноценная съемка с несколькими камерами, интервью сотрудников, монтажом и последующей графикой.
Поэтому формулировка «нужен оператор» сама по себе мало что говорит о бюджете. Сначала стоит определить, какой результат компания хочет получить.
Трансфер
Если мероприятие проходит за городом или сотрудники приезжают из разных районов, трансфер становится частью общей логистики.
В бюджет могут войти автобусы, автомобили для отдельных гостей, встреча сотрудников, обратный трансфер и дополнительное время ожидания транспорта.
Особенно важно заранее продумать возвращение. Привезти людей на праздник обычно проще, чем организованно отправить их домой после его окончания.
Пример бюджета на 30 человек
Для небольшой команды бюджет корпоратива может сильно отличаться в зависимости от формата. При этом даже камерное мероприятие требует тех же основных решений: площадки, банкета, ведущего, технического оборудования, оформления и организации.
Возьмем условный корпоратив на 30 человек без сложной концертной программы, но с полноценным сопровождением мероприятия.
В таком варианте бюджет составляет около 19 700 ₽ на одного гостя.
При этом важно учитывать, что аренда площадки часто не оплачивается отдельно: при достижении определенной суммы закрытия заведения ее стоимость могут включить в общий банкетный счет. Поэтому в конкретном проекте структура расходов может выглядеть иначе.
Также часть позиций вовсе не является обязательной. Например, для небольшого корпоратива можно отказаться от видеографа, шоу-программы или масштабного декора. А если площадка предоставляет необходимое оборудование, расходы на техническое оснащение тоже могут быть ниже.
Главная особенность небольшого мероприятия — высокая доля фиксированных расходов. Гонорар ведущего, организация мероприятия, оборудование и аренда площадки практически не зависят от количества гостей. Поэтому корпоратив на 30 человек далеко не всегда оказывается дешевым в пересчете на одного участника.
Пример бюджета на 70 человек
При увеличении количества гостей меняется уже не только стоимость банкета. Нужна более вместительная площадка, увеличивается объем декора и технического оборудования, а программа мероприятия может становиться более насыщенной.
Рассмотрим корпоратив на 70 человек с ведущим, фото- и видеосъемкой, оформлением и развлекательной программой.
Получается около 13 600 ₽ на одного гостя.
Именно на этом примере хорошо видно, как работает масштабирование бюджета. Количество гостей увеличилось более чем в два раза по сравнению с предыдущим вариантом, но стоимость мероприятия на одного человека заметно снизилась.
Банкет напрямую зависит от количества участников: при ставке 5 500 ₽ на человека увеличение гостевого списка сразу увеличивает эту статью расходов. А вот гонорар ведущего, стоимость разработки концепции, значительная часть технического оборудования и другие фиксированные расходы не растут пропорционально количеству гостей.
При необходимости в бюджет можно дополнительно заложить съемку корпоративных роликов и поздравлений — ориентировочно 20 000−35 000 ₽, тимбилдинг — 50 000−100 000 ₽, а также подарки или мерч — примерно 20 000−60 000 ₽.
Пример бюджета на 150 человек
Корпоратив на 150 гостей — это уже масштабное мероприятие, где организация выходит далеко за рамки банкетной части.
Необходимо учитывать вместимость площадки, технические возможности пространства, логистику большого количества гостей, сцену и оборудование, оформление, работу команды и насыщенность программы.
Для примера можно рассмотреть следующий вариант:
В пересчете это около 11 000 ₽ на одного гостя.
Но здесь, как и в предыдущих примерах, речь идет не о фиксированной стоимости корпоратива на 150 человек, а об ориентировочной модели. Бюджет может быть значительно ниже или выше в зависимости от выбранного формата.
Например, можно сделать акцент на гастрономии и минималистичном оформлении, отказаться от видеосъемки или мерча. А можно, наоборот, добавить масштабную шоу-программу, пиротехнику, тимбилдинг, дополнительные зоны, артистов и более сложное техническое оснащение.
Что еще может войти в бюджет корпоратива
Помимо основных расходов, при разработке сметы стоит учитывать дополнительные элементы программы. Они не нужны для каждого мероприятия, но именно из таких позиций часто складывается итоговая стоимость проекта.
Отдельно стоит учитывать организацию мероприятия и разработку концепции — около 100 000 ₽. В эту работу входит не только составление тайминга. Концепция определяет общую идею вечера, формат программы, подбор подрядчиков, визуальное решение и то, как отдельные элементы будут работать вместе.
От чего зависит итоговая стоимость корпоратива
Даже при одинаковом количестве гостей два мероприятия могут иметь совершенно разный бюджет. На стоимость влияют:
- город и выбранная площадка;
- сезон и дата проведения;
- формат банкета;
- количество часов работы подрядчиков;
- уровень ведущего и артистов;
- объем технического оборудования;
- сложность декора;
- необходимость трансфера;
- наличие фото- и видеосъемки;
- шоу-программа и дополнительные активности;
- подарки, мерч и корпоративные ролики;
- объем работы организаторов.
Поэтому приведенные суммы стоит воспринимать именно как ориентир для планирования бюджета, а не как готовый прайс на корпоратив.
При этом общая закономерность остается неизменной: чем больше гостей, тем ниже может становиться стоимость мероприятия в пересчете на одного человека, поскольку часть расходов является фиксированной. Но одновременно с ростом масштаба появляются новые задачи — от дополнительного оборудования и логистики до более сложного продюсирования программы.
Именно поэтому бюджет корпоратива лучше рассчитывать не только от количества гостей, но и от того, какое впечатление должно оставить мероприятие и какие задачи оно должно решать для компании.
Какие расходы чаще всего забывают учитывать
Самая неприятная часть подготовки — не те расходы, о которых никто не знает.
Гораздо чаще забывают о тех, которые кажутся слишком небольшими, чтобы внести их в смету.
Монтаж и демонтаж оформления. Дополнительные часы аренды площадки. Работа технического персонала. Доставка декора. Гримерная для артистов. Гардероб. Охрана. Печать полиграфии. Курьерские расходы. Парковка. Дополнительный транспорт.
Каждая такая позиция по отдельности может выглядеть незначительной. Но когда в конце подготовки появляется несколько десятков дополнительных расходов, первоначальная смета начинает заметно отличаться от финальной.
Есть и более дорогие сюрпризы.
Например, площадка может не включать в аренду необходимое техническое оборудование. Или артист потребует определенный комплект звука и света. Или окажется, что монтаж можно проводить только в строго определенное время, за которое придется доплатить.
Поэтому хороший бюджет — это не список крупных расходов.
Это документ, в котором заранее предусмотрены мелочи.
Как оставить резерв
Резерв — это не деньги, которые обязательно нужно потратить.
Скорее, это стоимость спокойствия.
В подготовке мероприятия почти всегда возникают изменения. Кто-то добавился в список гостей, потребовался дополнительный час аренды, изменилась логистика, понадобился еще один трансфер или возникла необходимость заменить часть оборудования.
Именно для этого в смете стоит предусматривать резерв.
Для большинства мероприятий разумно закладывать примерно 5−10% от общего бюджета. Чем сложнее проект, тем больше оснований для дополнительного запаса.
При этом резерв лучше не распределять заранее между конкретными статьями. Он должен оставаться свободным до тех пор, пока действительно не понадобится.
Если все прошло по плану, резерв просто остается неиспользованным.
И это один из лучших возможных финалов для этой строки бюджета.
Бюджет — это не таблица с цифрами
Хорошая смета нужна не для того, чтобы в конце получить красивую итоговую сумму.
Она нужна для того, чтобы еще до начала подготовки понять, каким будет мероприятие и на что действительно стоит потратить деньги.
Если бюджет ограничен, это не означает, что нужно сокращать все понемногу. Гораздо разумнее определить несколько приоритетов и вложиться именно в них.
Например, для одной компании важнее гастрономия и сервис. Для другой — сильная программа. Третьей нужен эффектный зал и визуальная концепция, которую сотрудники будут обсуждать еще долго.
Универсального рецепта здесь нет.
Именно поэтому две компании с одинаковыми 70 сотрудниками могут получить совершенно разные мероприятия за совершенно разные деньги — и оба окажутся удачными.
Оксана Бобоева
Автор статьи: Основатель и идейный вдохновитель агентства свадеб и мероприятий Stardust
Хотите эффектный корпоратив ?
Организация корпоратива — наша забота. Оставьте заявку — и подарите команде день, который вдохновит и зарядит на новые достижения.
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных