г. Екатеринбург, ул. Академика Ландау, 39, оф. 257
Введите свой номер телефона и мы вам обязательно перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
ул. Краснолесья, 12А, оф.634а
8 953 600 58 68
8 953 600 58 68
Из чего складывается стоимость организации корпоратива
Содержание
- Что влияет на цену
- Почему два одинаковых корпоратива стоят по-разному
- На чем нельзя экономить
- На чем можно экономить
- Цена и ценность — не одно и то же
- Почему агентства считают по-разному
После того как компания определилась с форматом мероприятия и начала считать бюджет, почти неизбежно возникает следующий вопрос: почему два агентства предлагают организовать, казалось бы, один и тот же корпоратив за совершенно разные деньги?
Например, в одной смете — 600 тысяч рублей, в другой — миллион. Количество гостей одинаковое, площадка примерно одного уровня, в программе есть ведущий, музыка и банкет. На первый взгляд разница кажется необъяснимой. Возникает естественное желание сравнить две итоговые цифры и выбрать ту, что меньше.
Но смета на мероприятие устроена не как ценник в магазине. За одинаковым количеством гостей могут скрываться совершенно разные объемы работы, уровень подрядчиков, условия площадки и сама идея события. И если смотреть только на итоговую сумму, невозможно понять, за что именно компания платит.
Стоимость корпоратива складывается не из одного большого расхода, а из множества решений. Иногда разница появляется еще до того, как агентство приступает к оформлению или подбору артистов. Ее определяют дата, город, площадка, продолжительность мероприятия, сложность концепции и даже то, насколько быстро нужно собрать проект.
Поэтому две компании могут заказать «корпоратив на 70 человек» и получить совершенно разный результат — как по содержанию, так и по стоимости.
Например, в одной смете — 600 тысяч рублей, в другой — миллион. Количество гостей одинаковое, площадка примерно одного уровня, в программе есть ведущий, музыка и банкет. На первый взгляд разница кажется необъяснимой. Возникает естественное желание сравнить две итоговые цифры и выбрать ту, что меньше.
Но смета на мероприятие устроена не как ценник в магазине. За одинаковым количеством гостей могут скрываться совершенно разные объемы работы, уровень подрядчиков, условия площадки и сама идея события. И если смотреть только на итоговую сумму, невозможно понять, за что именно компания платит.
Стоимость корпоратива складывается не из одного большого расхода, а из множества решений. Иногда разница появляется еще до того, как агентство приступает к оформлению или подбору артистов. Ее определяют дата, город, площадка, продолжительность мероприятия, сложность концепции и даже то, насколько быстро нужно собрать проект.
Поэтому две компании могут заказать «корпоратив на 70 человек» и получить совершенно разный результат — как по содержанию, так и по стоимости.
Что влияет на цену
Первое, что стоит учитывать при расчете бюджета, — мероприятие существует не в вакууме. У него есть дата, место, сезон и конкретные условия, в которых его предстоит провести.
Сезон
Самые очевидные примеры — декабрь и летние месяцы.
В период высокого спроса быстрее заполняются площадки и календари востребованных подрядчиков. Особенно это заметно в предновогодний период, когда компании одновременно начинают планировать корпоративы и конкурируют за одни и те же даты.
При этом высокая стоимость в сезон связана не только с арендой. Может измениться цена работы подрядчиков, условия площадки, доступность технических команд и логистика.
Поэтому корпоратив, который в феврале можно спокойно собрать из нескольких предложений, в декабре потребует совсем другого подхода к планированию.
День недели
Время проведения тоже имеет значение.
Пятница и суббота традиционно пользуются большим спросом, особенно если речь идет о популярных площадках и вечерних мероприятиях. В будние дни выбор может быть шире, а условия — гибче.
Но здесь нет универсального правила «будний день всегда дешевле». Все зависит от конкретной площадки, даты и спроса на нее.
Иногда перенос мероприятия с пятницы на четверг действительно позволяет оптимизировать бюджет. А иногда экономия оказывается настолько небольшой, что ради нее нет смысла менять планы всей компании.
Город
Одинаковый по сценарию корпоратив в разных городах не будет стоить одинаково.
Различаются стоимость аренды, уровень площадок, гонорары подрядчиков, логистика, доступность артистов и технических команд. Если мероприятие проходит не в городе, где находится основная команда, появляются дополнительные расходы на транспорт, проживание и доставку оборудования.
Поэтому сравнивать смету агентства из одного города с предложением агентства из другого только по итоговой цифре не совсем корректно.
Площадка
Площадка способна изменить бюджет сильнее, чем кажется на этапе первого просмотра.
Одна локация включает в стоимость аренды мебель, базовый свет, персонал и определенный объем технического оборудования. В другой за каждую из этих позиций придется платить отдельно.
Есть площадки, где можно привезти собственного подрядчика по кейтерингу или алкоголю. Есть те, где действуют ограничения. Где-то монтаж разрешен за несколько часов до мероприятия, а где-то для этого придется дополнительно оплачивать ранний заезд.
Поэтому две площадки с одинаковой стоимостью аренды в итоге могут дать совершенно разные суммы в финальной смете.
Концепция
Чем сложнее идея мероприятия, тем больше людей и ресурсов требуется для ее реализации.
Простой камерный ужин может обойтись без сложного технического продакшена и масштабного декора. Если же компания хочет превратить площадку в отдельный мир с тематическим оформлением, сценографией, световыми решениями, интерактивными зонами и несколькими артистами, за этой концепцией появляется большая команда.
Причем сама идея может быть придумана за один вечер. А вот ее реализация иногда требует недель работы.
Именно поэтому стоимость концепции определяется не количеством красивых слов в презентации, а тем, сколько процессов необходимо запустить, чтобы она действительно заработала в пространстве.
Почему два одинаковых корпоратива стоят по-разному
Представим две компании. В каждой по 70 сотрудников. Обе хотят провести зимний корпоратив вечером в ресторане. В программе — банкет, ведущий, музыка и фотограф.
Первая смета — 600 тысяч рублей.
Вторая — миллион.
На этом этапе кажется, что одна компания просто переплачивает.
Но если открыть обе сметы, различия начинают проявляться.
В первом случае ресторан может предоставлять базовое оборудование, а программа построена вокруг ведущего и музыки. Оформление минимальное, фотограф работает четыре часа, а площадка находится в городе.
Во втором случае компания выбрала площадку с отдельной арендой технического оборудования, пригласила ведущего более высокого ценового сегмента, добавила сценическое оформление, расширенную фотосъемку и артистов. Часть бюджета ушла на технический продакшен, а монтаж начался заранее.
Количество гостей осталось тем же.
Но сами мероприятия уже перестали быть одинаковыми.
И это важный момент при сравнении предложений от агентств: сравнивать нужно не итоговую сумму, а состав проекта.
Если в одной смете указано «оформление — 50 000 рублей», а в другой — «декор — 150 000», это еще не означает, что второе агентство завысило цену. Возможно, в первом случае речь идет о минимальном оформлении столов, а во втором — о полноценной сценографии пространства.
То же самое происходит с техническим обеспечением, ведущим, съемкой и программой.
Поэтому хороший способ сравнить два предложения — попросить агентства расписать смету по основным категориям и уточнить, что именно входит в каждую из них.
Тогда разница перестает быть загадочной.
На чем нельзя экономить
Экономия в организации мероприятия работает не так, как в обычной покупке.
Можно найти более дешевую конструкцию для фотозоны или отказаться от части декоративных элементов — и гости этого практически не заметят. Но если сэкономить на том, что определяет качество самого вечера, разница будет очевидна.
В первую очередь это касается технического обеспечения.
Звук, свет, микрофоны, экраны и работа технической команды редко становятся предметом обсуждения, когда все идет хорошо. Но стоит микрофону перестать работать во время речи руководителя или артисту выйти на сцену под неподходящий свет — и техническая часть моментально становится главным событием вечера.
Не стоит бездумно экономить и на ведущем. Его задача значительно шире, чем объявлять следующий пункт программы. Он чувствует зал, понимает, когда стоит ускорить темп, когда дать людям время поговорить, а когда, наоборот, вернуть внимание к сцене.
Еще одна категория — координация.
Для гостей организованное мероприятие выглядит легким именно тогда, когда кто-то заранее продумал все сложные моменты. Если на этом этапе экономить, часть организационной работы неизбежно переходит к сотрудникам компании.
И тогда корпоратив, который должен был стать вечером отдыха, превращается для нескольких человек в дополнительную рабочую смену.
Наконец, нельзя экономить на том, что непосредственно связано с безопасностью и комфортом гостей: технической надежности, профессиональном монтаже, транспортной логистике и соблюдении условий площадки.
Красивый декор можно заменить.
Плохо организованный процесс — гораздо сложнее.
На чем можно экономить
Хорошая новость заключается в том, что оптимизация бюджета совсем не обязательно означает отказ от красивого мероприятия.
Чаще всего сокращать расходы можно не за счет качества, а за счет количества.
Например, не обязательно оформлять каждую поверхность площадки, если достаточно нескольких выразительных зон. Не всегда нужен отдельный сложный видеопродакшен, если задача — просто сохранить атмосферу вечера. Иногда вместо нескольких небольших активностей лучше оставить одну, но действительно хорошо продуманную.
Можно выбирать площадку, где часть необходимого оборудования уже включена в стоимость. Можно перенести мероприятие на менее востребованный день недели. Можно изменить время начала, сократить продолжительность аренды или выбрать формат питания, который лучше соответствует программе.
Самый эффективный способ экономии — не искать, что сделать дешевле, а определить, что можно убрать без потери впечатления.
Именно здесь начинается работа организатора: бюджет не просто сокращают, его перераспределяют.
Цена и ценность — не одно и то же
Стоимость корпоратива можно посчитать до рубля.
Ценность мероприятия измерить гораздо сложнее.
Невозможно внести в смету строку «сотрудники действительно хорошо провели время». Нельзя поставить цену на ощущение команды после совместного вечера или на тот момент, когда руководитель впервые за долгое время смог спокойно поговорить с сотрудниками не в переговорной, а за одним столом.
Но именно ради этого корпоратив и существует.
Поэтому при ограниченном бюджете вопрос должен звучать не «как сделать дешевле?», а «что мы хотим сохранить в первую очередь?»
Если ответ найден, остальные решения становятся значительно проще.
В следующей статье подробно разберем, какие решения позволяют сделать корпоратив визуально дорогим и эффектным без увеличения бюджета.
Почему агентства считают по-разному
Даже если две компании отправят одинаковое техническое задание нескольким агентствам, ответы все равно могут значительно отличаться.
Причина в том, что агентство продает не только набор услуг.
За каждой сметой стоит собственный способ организации проекта, команда, уровень подрядчиков, количество этапов подготовки и степень вовлечения агентства.
Одно агентство может предложить несколько готовых вариантов программы и передать дальнейшую коммуникацию заказчику. Другое сначала разработает концепцию, самостоятельно проведет переговоры с площадкой, соберет подрядчиков, организует технические репетиции и будет полностью координировать мероприятие в день события.
На бумаге оба предложения могут называться одинаково: «организация корпоратива».
По факту объем работы будет совершенно разным.
Отдельно стоит учитывать агентскую комиссию или организационный гонорар. В одной компании он может быть выделен отдельной строкой, в другой — уже включен в стоимость отдельных услуг. Поэтому сравнивать только этот показатель тоже неправильно.
Есть еще один нюанс, который особенно важен при выборе агентства: низкая смета на старте не всегда означает низкую стоимость проекта в итоге.
Если часть необходимых работ не включена в первоначальное предложение, они появятся позже. Дополнительный монтаж, технический персонал, доставка, оформление, корректировки программы — и первоначальная разница между двумя предложениями постепенно исчезнет.
Поэтому хорошая смета должна отвечать не только на вопрос «сколько?», но и на вопрос «что именно мы получаем за эти деньги?»
Чем подробнее составлено предложение, тем проще понять реальную стоимость проекта.
Хотите эффектный корпоратив ?
Организация корпоратива — наша забота. Оставьте заявку — и подарите команде день, который вдохновит и зарядит на новые достижения.
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных
Оксана Бобоева
Автор статьи: Основатель и идейный вдохновитель агентства свадеб и мероприятий Stardust