г. Екатеринбург, ул. Академика Ландау, 39, оф. 257
Введите свой номер телефона и мы вам обязательно перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
ул. Краснолесья, 12А, оф.634а
8 953 600 58 68
8 953 600 58 68
Как выбрать площадку для корпоратива: чек-лист организаторов
Содержание
- Что влияет на цену
- Почему два одинаковых корпоратива стоят по-разному
- На чем нельзя экономить
- На чем можно экономить
- Цена и ценность — не одно и то же
- Почему агентства считают по-разному
Площадку часто выбирают первой.
Увидели красивый зал, посмотрели фотографии, почитали отзывы, уточнили свободную дату — и кажется, что половина работы уже сделана.
На самом деле именно здесь можно ошибиться сильнее всего.
Площадка задает не только визуальное впечатление от вечера. Она определяет, как будут перемещаться гости, где окажется сцена, сможет ли работать выбранный артист, сколько времени потребуется на монтаж, где разместится техническая команда, насколько удобно будет официантам и что произойдет, если программу придется немного изменить по ходу вечера.
На фотографии всего этого не видно.
Красивый зал может оказаться совершенно неудобным для мероприятия. И наоборот: пространство, которое не производит особого впечатления на первом просмотре, иногда становится прекрасной площадкой после грамотной работы с декором, светом и сценографией.
Поэтому мы смотрим на площадку не глазами гостя.
Мы смотрим на нее глазами будущего мероприятия.
Увидели красивый зал, посмотрели фотографии, почитали отзывы, уточнили свободную дату — и кажется, что половина работы уже сделана.
На самом деле именно здесь можно ошибиться сильнее всего.
Площадка задает не только визуальное впечатление от вечера. Она определяет, как будут перемещаться гости, где окажется сцена, сможет ли работать выбранный артист, сколько времени потребуется на монтаж, где разместится техническая команда, насколько удобно будет официантам и что произойдет, если программу придется немного изменить по ходу вечера.
На фотографии всего этого не видно.
Красивый зал может оказаться совершенно неудобным для мероприятия. И наоборот: пространство, которое не производит особого впечатления на первом просмотре, иногда становится прекрасной площадкой после грамотной работы с декором, светом и сценографией.
Поэтому мы смотрим на площадку не глазами гостя.
Мы смотрим на нее глазами будущего мероприятия.
Выбор пространства напрямую зависит от концепции и планируемых расходов, поэтому заранее разберитесь, из чего складывается цена корпоратива и как правильно рассчитать бюджет, чтобы не выйти за рамки выделенной суммы. Если вы хотите сэкономить время на поиске и согласовании площадки, доверить эту задачу можно профессионалам — мы берем организацию корпоратива под ключ на себя, учитывая все логистические и технические нюансы.
Определяем формат
Искать площадку стоит только после того, как понятно, что именно вы собираетесь проводить.
Для камерного ужина на 30 человек и корпоративного фестиваля на 150 гостей нужны совершенно разные пространства. В первом случае важны атмосфера, акустика и возможность спокойно общаться за столом. Во втором — площадь для сцены, технических конструкций, активностей, артистов и зон отдыха.
Особенно часто ошибка происходит с банкетными залами. На схеме кажется, что 100 человек легко помещаются в помещение на 150 гостей. Но если добавить сцену, танцпол, техническую зону, welcome-зону и необходимое расстояние между столами, свободного пространства становится гораздо меньше.
Поэтому количество гостей — только начало расчета.
Сначала нужно представить, что будет происходить в этом помещении в течение всего вечера.
Где люди будут встречаться? Где пройдет welcome? Где они будут сидеть во время ужина? Куда направится внимание гостей во время выступления? Где окажется танцпол? Что произойдет с пространством после окончания официальной части?
Если на эти вопросы невозможно ответить, площадку пока рано бронировать.
Рассчитываем вместимость
У площадок обычно есть несколько цифр вместимости: максимальное количество гостей, количество мест при банкетной рассадке, вместимость при фуршете.
Доверять только первой из них не стоит.
Формально зал может принять 150 человек. Но если вы хотите разместить полноценную сцену, экран, танцпол и несколько декоративных зон, комфортная вместимость окажется значительно ниже.
Есть и обратная ситуация. Большой зал на небольшое количество гостей может выглядеть пустым и непропорциональным. Тогда приходится дополнительно работать с зонированием и оформлением, чтобы пространство не потеряло камерность.
На просмотре мы рекомендуем не просто спросить: «Сколько человек сюда помещается?», а попросить показать конкретную рассадку под ваше мероприятие.
Где будут стоять столы? Где сцена? Где танцуют гости? Где расположится аппаратура?
Иногда один такой план сразу отвечает на вопрос, подходит ли площадка.
Локация
Красивое место за городом может выглядеть прекрасно в презентации, но совершенно иначе восприниматься в день мероприятия, если гостям приходится добираться туда два часа.
При выборе локации стоит учитывать не только расстояние от офиса. Важнее понимать реальную логистику гостей.
Сколько времени займет дорога вечером в будний день? Есть ли удобный подъезд? Насколько понятен маршрут? Что будет с транспортом после окончания мероприятия?
Если часть сотрудников добирается самостоятельно, а часть — организованным транспортом, маршруты нужно продумать заранее.
Особенно внимательно стоит относиться к загородным площадкам. Летом дорога может занимать одно время, зимой — совершенно другое. А поздним вечером количество доступного транспорта обычно сокращается.
Площадка должна быть удобна не только организатору, но и человеку, который впервые едет туда в темноте после рабочего дня.
Парковка
Парковка редко становится пунктом, который обсуждают первым.
До тех пор, пока гости не начинают приезжать.
Если у площадки 70 парковочных мест, а на мероприятие приглашено 150 человек, вопрос очевиден. Но проблемы бывают и там, где формально парковка есть.
Хватает ли мест одновременно?
Можно ли оставить автомобиль на ночь?
Есть ли освещение?
Кто регулирует въезд?
Нужно ли заранее передавать номера машин?
Можно ли подъехать непосредственно ко входу, если среди гостей есть люди, которым сложно далеко идти?
Для загородного мероприятия сюда добавляется вопрос трансфера. Даже если большинство сотрудников приедет на автобусах, несколько автомобилей почти наверняка останутся. Лучше продумать это заранее, чем искать места для парковки уже во время welcome.
Техническое оснащение
Это одна из самых недооцененных частей просмотра.
Представитель площадки может сказать: «У нас есть звук и свет».
Но для организатора этого недостаточно.
Какое именно оборудование?
Сколько микрофонов?
Какая акустическая система?
Есть ли сценический свет?
Можно ли подключить оборудование артиста?
Есть ли экран или проектор?
Кто отвечает за работу техники?
Можно ли привезти собственную техническую команду?
Эти вопросы особенно важны, если планируются живые выступления, DJ, награждение сотрудников, презентация или сложная сценическая программа.
Иногда площадка действительно располагает всем необходимым. Иногда базового комплекта достаточно для спокойного банкета, но совершенно недостаточно для полноценного шоу.
Поэтому технический райдер лучше обсуждать до подписания договора.
Кухня
У площадки может быть великолепный интерьер и посредственная кухня.
И наоборот.
Поэтому дегустация — не формальность, а часть выбора.
При этом стоит оценивать не только вкус отдельных блюд. Важна вся организация питания.
Как подают блюда при большом количестве гостей?
Сколько времени занимает обслуживание?
Как устроена работа официантов?
Можно ли адаптировать меню?
Есть ли варианты для гостей с ограничениями в питании?
Как организован welcome?
Что происходит с кофе и десертами?
Для большого корпоратива важен именно процесс. Подать прекрасное блюдо десяти гостям несложно. Подать его одновременно ста пятидесяти людям, сохранив температуру, внешний вид и нормальный темп вечера, — совсем другая задача.
Алкоголь
У каждой площадки свои правила.
Где-то алкоголь можно привезти самостоятельно. Где-то действует пробковый сбор. Где-то разрешены только напитки из собственной карты.
Уточнять это нужно заранее.
Важно также узнать, входит ли обслуживание алкоголя в банкетное предложение, какие напитки предоставляет площадка и как рассчитывается их количество.
Если компания хочет организовать собственный бар или привезти определенные позиции, этот вопрос должен быть согласован еще до подписания договора.
Иначе ближе к мероприятию может выясниться, что выбранный формат просто не соответствует правилам площадки.
Есть ли ограничения
Именно здесь обычно обнаруживаются самые неприятные сюрпризы.
У каждой площадки есть собственные правила. Где-то нельзя использовать открытый огонь. Где-то запрещена определенная пиротехника. Где-то строго ограничено время работы громкой музыки. В некоторых местах нельзя самостоятельно выбирать подрядчиков или привозить собственный кейтеринг.
Нужно также уточнить:
- время начала и окончания мероприятия;
- время монтажа и демонтажа;
- возможность раннего заезда;
- ограничения по громкости;
- правила использования декора;
- возможность подвешивать конструкции;
- ограничения по дыму, свечам и пиротехнике;
- правила работы сторонних подрядчиков;
- наличие пробкового сбора;
- условия продления аренды.
Особенно важно выяснить эти условия до того, как появится концепция.
Потому что гораздо проще сразу подобрать площадку под идею, чем потом менять идею под ограничения площадки.
Что спросить администратора
Перед просмотром площадки сохраните этот список. Он поможет не потерять важные детали среди красивых фотографий и приятного разговора.
По аренде
- Сколько стоит аренда?
- Что входит в стоимость?
- Есть ли минимальный депозит?
- Сколько часов длится аренда?
- Сколько стоит дополнительный час?
- Входит ли время монтажа в аренду?
По банкету
- Какая стоимость меню на одного гостя?
- Что входит в банкет?
- Есть ли минимальная сумма заказа?
- Можно ли изменить меню?
- Есть ли специальные варианты питания?
По алкоголю
- Можно ли привезти свой алкоголь?
- Есть ли пробковый сбор?
- Какие напитки предоставляет площадка?
- Входит ли обслуживание алкоголя в стоимость?
По технике
- Какое оборудование уже есть?
- Кто отвечает за его работу?
- Можно ли привезти своего технического подрядчика?
- Где можно установить сцену?
- Есть ли ограничения по мощности?
- Можно ли использовать дополнительный свет и конструкции?
По программе
- Есть ли ограничения по громкости?
- До какого времени может работать музыка?
- Можно ли пригласить артистов?
- Есть ли помещение для переодевания?
- Где могут находиться подрядчики во время мероприятия?
По логистике
- Сколько парковочных мест?
- Как организован подъезд?
- Можно ли заказать трансфер?
- Где разгружают оборудование и декор?
По оформлению
- Можно ли использовать собственный декор?
- Можно ли крепить конструкции к стенам?
- Есть ли ограничения на свечи, дым или открытый огонь?
- Кто отвечает за монтаж и демонтаж?
И обязательно попросите прислать все существенные условия письменно.
То, что было сказано во время просмотра, легко забывается. То, что закреплено в договоре и приложениях к нему, уже становится частью проекта.
Какую площадку мы бы не рекомендовали
Мы бы не рекомендовали площадку, которую приходится постоянно оправдывать.
«Да, далеко, но зато красивый зал».
«Да, нельзя привезти своего ведущего, но зато хороший ресторан».
«Да, монтаж только за час до гостей, но мы как-нибудь успеем».
«Да, музыка только до одиннадцати, но программу можно сократить».
Когда таких «но» становится несколько, это уже не особенности площадки.
Это сигнал, что пространство не подходит под задачу.
Мы также осторожно относимся к местам, где администрация не может четко ответить на базовые вопросы. Если до мероприятия невозможно получить понятную информацию о технических возможностях, правилах монтажа или работе сторонних подрядчиков, в день события неожиданностей обычно становится только больше.
И еще мы не выбирали бы площадку исключительно по фотографии.
Интерьер можно изменить светом, декором, флористикой и грамотной расстановкой. А вот изменить расположение кухни, высоту потолка, время окончания музыки или неудобный подъезд уже невозможно.
Хорошая площадка — не та, которая понравилась с первого взгляда.
Это та, которая позволяет реализовать задуманное без постоянных компромиссов.
Именно поэтому перед бронированием мы советуем задать себе последний вопрос: «Если убрать красивые фотографии, остается ли здесь место для нашего мероприятия?»
Если ответ положительный — площадку стоит рассматривать дальше.
Если нет, лучше продолжить поиск.
Потому что пространство должно работать на событие, а не событие — подстраиваться под пространство.
Выбор площадки — один из тех этапов, где попытка сэкономить время в начале подготовки часто приводит к дополнительным расходам позже. Правильно выбранное пространство помогает избежать лишней техники, сложной логистики и вынужденных компромиссов с программой.
Хотите эффектный корпоратив ?
Организация корпоратива — наша забота. Оставьте заявку — и подарите команде день, который вдохновит и зарядит на новые достижения.
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных
Оксана Бобоева
Автор статьи: Основатель и идейный вдохновитель агентства свадеб и мероприятий Stardust